Svěťák v MTB 2019

V Novém městě na Moravě se závody horských kol pořádají opakovaně, proto po každém ročníku řešíme s organizátorem už jen kosmetické změny, co by se příště dalo udělat ještě líp. Po každém ročníku vyhodnocujeme umístění stanů, stánků a dalšího zázemí. Tak jak se rozrůstají tribuny kolem trati, doplňujeme další místa pro LED obrazovky. Pro letošní ročník závodů jsme navrhovali nový interiér chill out zóny a zázemí pro catering. Přišli jsme s dalším využitím KUPOLE. Kromě večerních VIP večírků přes den sloužila jako zázemí pro debaty manažerů týmů, podpisové akci i natáčení vstupů České televize, například pořadu Hydepark po bikersku.

Vytváříme seznam všeho potřebného materiálu a rozdělujeme všechno co je potřeba půjčit a co je třeba vyrobit. Díky spolupráci obchodního, produkčního a výrobního oddělení připravujeme všechny návrhy včas a časový plán montáže i s rozpočtem je na světě. Asi 2 měsíce před začátkem MS začínáme vyrábět veškeré materiály. Co nemáme skladem, je nejvyšší čas to nechat vyrobit. Zvlášť atypické řešení, ty jsou vždy náročné na čas.  Jakmile máme hotovo, provádíme s klientem finální kontrolu kompletního seznamu požadavků. V tomto období vyrábíme také stany, nafukovací reklamy a bannery pro další klienty, kteří se závodů účastní jako partneři.

Během 3 týdnů před akcí rozbíjíme i my svůj základní stan v Novém Městě. Připravujeme místa pro stavbu, dočasné sklady a zázemí produkčního týmu. Po několika ročnících závodů je nám jasné, že tahle párty bude zase dlouhá. Kamiony a dodávky plné vybavení pendlují mezi Vysočina arénou a sklady. Jakmile je všechno na místě, včetně nábytku a mobiliáře, začínáme s hrubou montáží. V posledních dvou týdnech se začíná točit nejdivočejší kolotoč. Všechno co jsme navezli, musí ještě náš 15i členný tým postavit na dohodnutých místech. To máte 40 nůžkových stanů pro organizátory, akreditace, zázemí pro sportovce, stage pro vyhlášení vítězů, 2 velkostany pro merchandise a chillout zónu + samozřejmě veškerou techniku k LED obrazovkám podél tratě a v cílovém prostoru. Poprvé letos stavíme na závodech horských kol KUPOLI. Není to žádná legrace, bez jeřábu a zkušených horolezců bychom si ani neškrtli. Jakmile máme postaveno, ještě nás čekají dokončovací práce: kontrola stanů, montování a rozmístění nábytku, doladění interiérů stanů, dekorace. V rámci příprav testujeme provoz všech LED obrazovek a další techniky- perimetru v cílové rovince a veškeré AV techniky na stage pro vítěze. Je toho tolik, že býváme rádi, když nám zbyde čas na svačinu a kafe.

Předáním to pro nás totiž nekončí. Vysočina aréna praská ve švech pod náporem návštěvníků. Jednotlivá stanoviště je třeba obsluhovat, v případě potřeby servisovat, sem tam něco doobjednat nebo fofrem přivézt. Naši lidé ovládají videorežii pro všechny LED obrazovky. Taky si vše fotíme stejně poctivě jako japonský turista na dovolené. Na všechno dění dohlížíme 24 hodin denně, i když bychom potřebovali, aby zrovna tyhle dny měly o pár hodin víc. Přes nepříznivé deštivé počasí závody během víkendu navštívilo víc než 25 000 lidí, což je pro organizátory další překonání rekordu v návštěvnosti.

Během týdne balíme náš vercajk a vydáváme se vstříc dalším dobrodružstvím – po tomhle masivním kolotoči se zase těšíme na naše oblíbené firemní akce, svatby a oslavy. Po akci ještě stihneme prvotní rychlé vyhodnocení s klientem. Jen tak lehce, protože všichni, co se na svěťáku podílejí, si rádi dopřejí spánek 15- 20 hodin ideálně pár dní za sebou.

Je to za námi. Přes nepřízeň počasí a termínový souběh s MS v hokeji padl další rekord náštěvnosti. Letos všechno fungovalo na výbornou, prostě bez problémů. Diváci, závodníci i pořadatelé byli spokojení. Roky zkušeností s akcemi a Vysočina Arénou se nám vracejí. Přesto si v našem týmu rozebereme, co by se příští rok dalo udělat jinak. Horská kola nějakou dobu nechceme vidět a ty desetitisícové davy milerádi vyměníme za rodinné akce a menší závody.