Svěťák v MTB 2018

Mistrovství světa v horských kolech je spolu se svěťákem v biatlonu vrcholná akce celé naší eventové sezony. Podmínky se s organizátory závodu domlouvají obvykle po ukončení předchozího ročníku a my podle jejich rozsahu zaplánujeme požadavky na materiál a produkci. V tomto článku vám ukážeme, že uspořádat jakýkoli svěťák je rozsáhlý projekt, na kterém se podílí desítky dodavatelů i členů našeho SUNINVENT týmu.

02C_3096

Plánujeme a ladíme další ročník

Arénu známe jako svoje boty- V Novém městě na Moravě se tyto závody pořádají opakovaně, proto po každém ročníku řešíme už jen kosmetické změny, co by se příště dalo udělat ještě líp. Od umístění stanů, stánků, vhodné volby místa pro LED obrazovky až po volbu nábytku a mobiliáře. Vytváříme seznam všeho potřebného materiálu a rozdělujeme všechno co je potřeba půjčit a co je třeba vyrobit. Telefony v kancelářích řinčí, handsfree v autě jsou v akci častěji než rádio a vyzváněcí melodii slyšíme po ránu dřív než budík. Díky spolupráci obchodního, produkčního a výrobního oddělení připravujeme všechny návrhy včas a časový plán montáže i s rozpočtem je na světě.

Zajišťujeme a vyrábíme veškerý materiál

Asi 2 měsíce před začátkem MS začínáme připravovat veškeré materiály. Co nemáme skladem, je nejvyšší čas to nechat vyrobit. Zvlášť atypické řešení, kterými posouváme další ročník závodu zase o kousek dál posouvají výrobě laťku zase o něco výš, jsou náročné na čas. Toš samo se to nezrobí. Jakmile máme hotovo, provádíme s klientem finální kontrolu kompletního seznamu požadavků. V tomto období vyrábíme také stany a nafukovací reklamy pro další klienty- Mitas a Kilpi, kteří se závodů účastní jako partneři.

Navážíme a chystáme se na montáž

Kolos se dal do pohybu. Během 3 týdnů před akcí rozbíjíme i my svůj základní stan v Novém Městě. Připravujeme místa pro stavbu, dočasné sklady a zázemí produkčního týmu. Po několika ročnících závodů je nám jasné, že tahle párty bude zase dlouhá. Naše kamiony plné vybavení zatíží místní komunikace, ale všechno samozřejmě v rámci předpisů. Jakmile je všechno na místě, včetně nábytku a mobiliáře, začínáme s hrubou montáží.

Stavíme a ladíme vše co je potřeba

V posledních 14 dnech se začíná točit nejrychlejší kolotoč. Všechno co jsme navezli, musíme ještě náš 20i členný tým postavit na dohodnutých místech. To máte stany pro organizátory, akreditace, zázemí pro sportovce, stage pro vyhlášení vítězů, velkostany pro merchandise a večerní party a samozřejmě veškerou techniku. Jakmile máme postaveno, ještě nás čekají dokončovací práce: kontrola stanů, dekorace, zkušební provoz 4 LED obrazovek a další techniky- perimetru v cílové rovince a veškeré AV techniky na stage pro vítěze, montování a rozmístění nábytku. No, jsme rádi, když nám zbyde čas na svačinu a kafe.

MTB

Dohlížíme na průběh akce

Předáním to pro nás totiž nekončí. Jednotlivá stanoviště je třeba obsluhovat, v případě potřeby servisovat, sem tam něco doobjednat nebo fofrem přivézt. Naši lidé ovládají videorežii pro všechny LED obrazovky. Taky si vše fotíme stejně poctivě jako japonský turista na dovolené. Na všechno dění dohlížíme 24 hodin denně, i když bychom potřebovali, aby zrovna tyhle dny měly o pár hodin navíc.

Závodníci odjeli, my demontujeme a vše odvážíme

Během týdne balíme náš vercajk a vydáváme se vstříc dalším dobrodružstvím – po tomhle masivním kolotoči se zase těšíme na naše oblíbené firemní party, svatby a oslavy. Po akci ještě stihneme prvotní vyhodnocení s klientem. Jen tak lehce, protože všichni, co se na svěťáku podílejí si rádi dopřejí spánek ideálně 15- 20 hodin pár dní za sebou.

Hodnotíme střízlivým pohledem

Je to za námi. Týdny po ukončení závodu patří vyhodnocení, připomínkám a revizím z obou stran. Letos naštěstí všechno klaplo. Roky zkušeností se nám vracejí. Pak už si jenom v našem týmu rozebereme, co se povedlo a co ne. Taky si promítneme nejvtipnější fotky a videa. Horská kola nějakou dobu nechceme vidět a ty desetitisícové davy rádi vyměníme za poklidnější večírky.